Despido disciplinario por omisión de registro de jornada: ¿es posible?

Sí, un despido disciplinario omisión de registro de jornada puede ser posible, pero no por cualquier olvido aislado ni de forma automática. La clave está en la gravedad, la reiteración, la culpabilidad, la existencia de instrucciones claras, el convenio colectivo aplicable, los avisos previos, las sanciones anteriores y la proporcionalidad de la medida. Dicho de forma directa: no fichar un día por error no debería tratarse igual que negarse de forma reiterada a registrar la jornada después de advertencias y sanciones.

Para RRHH y gerencia, esta cuestión es más importante de lo que parece. Desde que el registro diario de jornada es obligatorio, la empresa no solo debe implantar un sistema: también debe conseguir que la plantilla lo utilice correctamente. Si el trabajador omite el fichaje de entrada o salida de forma continuada, la empresa puede quedar expuesta ante una inspección, una reclamación de horas o un conflicto interno. Pero eso no significa que el despido sea siempre la primera respuesta.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar un registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora, conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

Respuesta directa: cuándo puede ser procedente

Un despido disciplinario omisión de fichaje puede llegar a ser procedente cuando la conducta del trabajador es grave y culpable, especialmente si hay reiteración, desobediencia, advertencias previas y sanciones anteriores. En cambio, si hablamos de olvidos puntuales, errores técnicos, falta de formación, instrucciones confusas o ausencia de advertencias, el despido puede ser desproporcionado y acabar declarado improcedente.

El artículo 54 del Estatuto permite el despido disciplinario cuando existe un incumplimiento grave y culpable del trabajador. Entre los incumplimientos contractuales figuran las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad, la indisciplina o desobediencia y la transgresión de la buena fe contractual.

La omisión del registro puede encajar, según el caso, en una desobediencia a las instrucciones empresariales, en una transgresión de la buena fe o en una falta tipificada por el convenio colectivo. Pero para llegar al despido, normalmente debe acreditarse algo más que el simple error: persistencia, conocimiento de la obligación, falta de justificación y perjuicio o riesgo organizativo para la empresa.

El caso real: TSJ de Galicia 2934/2024

Uno de los casos más útiles para entender este tema es la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia 2934/2024, de 17 de junio de 2024. El trabajador había sido requerido ya en 2020, de forma verbal y por mensajería instantánea, para registrar su horario mediante la aplicación de huella digital. En 2021 recibió una advertencia escrita recordándole la obligación de registrar la jornada diaria. En 2022 fue sancionado por no registrar adecuadamente la jornada en mayo y junio, con suspensión de empleo y sueldo de 15 días, sanción que fue ratificada judicialmente.

Después, en agosto de 2023, la empresa volvió a sancionarlo porque no fichó correctamente ninguno de los días en los que prestó servicios. La carta indicaba que continuaba sin registrar entradas y salidas de manera correcta, pese a la sanción anterior. En septiembre de 2023, el trabajador no fichó ni la entrada ni la salida en los 11 días que prestó servicios.

El TSJ de Galicia confirmó la decisión empresarial. La Sala destacó la reiteración de la conducta, la existencia de advertencias y sanciones previas, y que el trabajador mantuvo idéntica actitud pese a haber sido requerido. Además, el convenio colectivo aplicable contemplaba la reincidencia en falta grave como falta muy grave, y la sentencia entendió que concurrían los requisitos previstos.

Este caso no significa que cualquier omisión de fichaje justifique automáticamente un despido. Significa que, cuando hay una conducta reiterada, advertida, sancionada y mantenida en el tiempo, el despido puede sostenerse mejor.

La diferencia entre olvido, negligencia y desobediencia

En gestión laboral, conviene distinguir tres escenarios. El primero es el olvido puntual: una persona se marcha sin fichar, comunica la incidencia y se corrige. Aquí lo razonable suele ser una corrección interna, no una sanción extrema.

El segundo escenario es la negligencia repetida: el trabajador olvida fichar con frecuencia, aunque no parece actuar con intención de ocultar nada. En este caso, la empresa puede advertir, formar, documentar incidencias y, si continúa, aplicar el régimen disciplinario gradual previsto en el convenio.

El tercer escenario es la desobediencia o resistencia: el trabajador conoce la obligación, ha sido advertido, quizá sancionado, y aun así sigue sin registrar su jornada. Aquí el problema ya no es solo administrativo. La conducta puede impedir a la empresa cumplir su obligación legal, controlar la jornada, acreditar horarios y defenderse ante terceros. Es en este tercer plano donde un despido disciplinario omisión puede ser jurídicamente más defendible.

Qué debe hacer la empresa antes de despedir

Antes de llegar al despido, RRHH debería asegurarse de que el sistema está bien implantado. La plantilla debe conocer cómo se ficha, cuándo se ficha, qué ocurre si hay un olvido, cómo se corrigen incidencias, quién valida cambios y qué consecuencias tiene no cumplir el procedimiento.

También conviene revisar el convenio colectivo. El artículo 58 del Estatuto establece que los trabajadores pueden ser sancionados por incumplimientos laborales conforme a la graduación de faltas y sanciones de la ley o del convenio aplicable. Además, las sanciones graves y muy graves requieren comunicación escrita con fecha y hechos, y son revisables ante la jurisdicción social.

Este punto es esencial. Si el convenio prevé una escala de faltas leves, graves y muy graves, saltar directamente al despido sin justificar la gravedad puede ser arriesgado. En cambio, si existe reincidencia, advertencias previas y sanciones anteriores, la posición empresarial se refuerza.

La carta de despido: concreción o riesgo de improcedencia

La carta de despido debe ser clara. No basta con decir “no ficha correctamente” de forma genérica. Debe indicar los días concretos, los hechos imputados, el sistema utilizado, las advertencias previas, las sanciones anteriores si las hubo y el encaje disciplinario en el Estatuto o en el convenio.

El artículo 55 del Estatuto exige que el despido disciplinario sea notificado por escrito, haciendo figurar los hechos que lo motivan y la fecha de efectos; además, el despido será procedente cuando quede acreditado el incumplimiento alegado, e improcedente en caso contrario o si no se ajusta a las exigencias formales.

En materia de registro horario, la concreción es todavía más importante. Si la empresa puede aportar un histórico de fichajes omitidos, comunicaciones internas, requerimientos y sanciones, el caso se entiende. Si solo aporta una carta vaga, el riesgo aumenta.

Audiencia previa: un trámite que ya no conviene ignorar

Desde la STS 1250/2024, de 18 de noviembre de 2024, el Tribunal Supremo fijó que la empresa debe ofrecer al trabajador la posibilidad de defenderse de los cargos antes de adoptar un despido disciplinario, aplicando de forma directa el artículo 7 del Convenio 158 de la OIT.

Esto afecta de lleno a un posible despido por omisión del registro horario. Antes de despedir, la empresa debería comunicar al trabajador los hechos imputados y darle oportunidad real de explicar qué ha ocurrido. Puede haber errores técnicos, problemas de acceso, falta de formación, incidencias del dispositivo, instrucciones contradictorias o causas justificadas que RRHH debe valorar antes de tomar la decisión final.

Para empresas, este trámite no debe verse como una molestia. Bien gestionado, ayuda a reforzar la decisión si finalmente procede el despido, porque demuestra que se han escuchado las explicaciones antes de adoptar la medida.

No fichar también puede perjudicar a la empresa

La obligación legal de registro recae sobre la empresa, pero el trabajador debe colaborar utilizando correctamente el sistema implantado. Si una persona no ficha, la empresa pierde trazabilidad y puede tener problemas para acreditar jornada, descansos, horas extra, puntualidad o presencia real.

Esto genera un riesgo doble. Por un lado, la empresa puede ser cuestionada si no garantiza un sistema eficaz. Por otro, si sí existe sistema, protocolo y formación, pero un trabajador se niega a utilizarlo, esa conducta puede convertirse en un incumplimiento laboral.

Aquí el registro horario digital tiene una ventaja clara frente al papel o Excel: permite detectar omisiones rápidamente, enviar recordatorios, revisar patrones y documentar incidencias. Un sistema manual puede tardar semanas en mostrar que alguien no está fichando correctamente. Una herramienta digital permite actuar antes.

Registro horario digital y prueba disciplinaria

El registro horario digital no sirve únicamente para cumplir ante Inspección. También sirve para gestionar conductas internas con más seguridad. Si hay una omisión puntual, se corrige. Si hay varias, se advierte. Si hay reiteración, se documenta. Si hay sanción, se puede justificar con datos.

Esto es importante porque un despido disciplinario exige prueba. La empresa debe demostrar los hechos. No basta con sospechar. Si una persona no ficha durante varios días, la herramienta debe permitir ver qué días faltan, si hay entradas sin salida, salidas sin entrada, correcciones solicitadas o incidencias pendientes.

Para empresas que buscan fichaje digital empresas, este punto debería formar parte de la comparación de proveedores. No se trata solo de tener una app para fichar. Se trata de contar con un sistema que ayude a prevenir omisiones, documentar advertencias, conservar históricos y evitar que una decisión disciplinaria dependa de hojas sueltas o capturas improvisadas.

Qué no debería hacer la empresa

La empresa no debería usar el despido como primera reacción ante un olvido aislado. Tampoco debería sancionar si el sistema falla, si no ha formado a la plantilla, si no ha comunicado correctamente el procedimiento o si ha permitido durante meses una práctica irregular sin advertir nada.

También es arriesgado implantar una herramienta y esperar que todo el mundo la use bien sin protocolo. RRHH debe explicar cómo actuar ante olvidos, incidencias técnicas, teletrabajo, movilidad, pausas, jornadas partidas y correcciones. Si no hay reglas claras, el trabajador puede alegar confusión o falta de instrucciones.

El objetivo no es despedir más. El objetivo es evitar llegar ahí. Un sistema claro, una comunicación correcta y una política gradual suelen ser mejores que una reacción brusca cuando el problema ya se ha acumulado.

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Jornatrack ayuda a que el fichaje diario sea sencillo, visible y ordenado. Para empresas que necesitan reducir omisiones, centralizar datos y controlar incidencias, un sistema digital facilita que la plantilla registre entradas y salidas sin depender de papel, Excel o comunicaciones dispersas.

En casos de posible despido disciplinario omisión, Jornatrack ayuda en la parte práctica: permite comprobar si el problema es puntual o reiterado, revisar fechas concretas, detectar ausencias de registro y conservar información de forma más ordenada. Para equipos de RRHH que buscan fichaje digital empresas, esa trazabilidad evita actuar a ciegas.

Jornatrack no sustituye el convenio colectivo ni el asesoramiento laboral, y tampoco decide si una conducta concreta justifica el despido. Lo que aporta es una base fiable para gestionar el registro antes de que el problema escale: avisar, corregir, documentar y, solo si procede, aplicar medidas disciplinarias con más seguridad.

La idea clave sobre omisión y despido disciplinario

El despido disciplinario omisión de registro de jornada es posible, pero exige prudencia. La empresa debe demostrar que existía una obligación clara, que el trabajador la conocía, que el sistema funcionaba, que hubo incumplimiento, que la conducta fue grave y culpable, y que la medida es proporcional.

La jurisprudencia del TSJ de Galicia muestra que la reiteración, las advertencias y las sanciones previas pueden justificar el despido cuando el trabajador mantiene la misma conducta pese a conocer su obligación. Pero esa misma lógica también avisa a las empresas: sin protocolo, sin prueba, sin audiencia previa y sin graduación, el despido puede convertirse en un problema.

Para RRHH y gerencia, el mensaje es claro. No esperes a que la omisión del fichaje se convierta en conflicto. Implanta un sistema claro, comunica las reglas, forma a la plantilla, documenta incidencias y actúa de forma proporcional. El registro horario digital no solo protege frente a Inspección: también ayuda a gestionar correctamente las obligaciones de la plantilla.

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