Registro de jornada en ETT y subcontratas: quién es el responsable legal

La respuesta directa es esta: en trabajadores cedidos por una ETT, la empresa usuaria es quien debe garantizar el registro diario de jornada durante el tiempo en que esas personas prestan servicios en su ámbito de dirección y control; en una subcontrata ordinaria, la responsable del registro suele ser la empresa contratista o subcontratista, porque sigue siendo la verdadera empleadora y conserva el control de la actividad laboral de su plantilla. Esta diferencia es clave para no confundir dos situaciones que en la práctica se mezclan mucho: ETT no es lo mismo que subcontratación.

La duda registro jornada subcontratas aparece cada vez más porque muchas empresas trabajan con equipos mixtos: plantilla propia, trabajadores de ETT, empresas externas de limpieza, mantenimiento, logística, seguridad, construcción, atención telefónica o servicios técnicos. Sobre el papel, cada trabajador tiene su empresa. Pero en el día a día todos pueden compartir centro, turnos, accesos, responsables operativos y horarios coordinados. Ahí empiezan las preguntas: ¿quién debe fichar?, ¿en qué sistema?, ¿quién conserva el dato?, ¿qué ocurre si hay una inspección?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que la empresa garantice el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, y conserve esos registros durante cuatro años, manteniéndolos a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

ETT y subcontrata: no son la misma figura

Antes de hablar de responsabilidad, conviene separar conceptos. En una ETT, la empresa de trabajo temporal contrata al trabajador y lo pone a disposición de una empresa usuaria. Durante esa puesta a disposición, la persona presta servicios dentro del ámbito organizativo de la empresa usuaria. La Ley 14/1994 establece que, cuando los trabajadores desarrollan tareas en el ámbito de la empresa usuaria, las facultades de dirección y control de la actividad laboral son ejercidas por esta durante el tiempo de prestación de servicios.

En una subcontrata, en cambio, una empresa principal contrata a otra empresa para realizar una obra o servicio. La contratista o subcontratista aporta su propia organización, su plantilla y su poder de dirección sobre sus trabajadores. Puede trabajar en el centro de la principal, pero eso no convierte automáticamente a la principal en empleadora de esas personas.

Esta distinción es la base de todo. En ETT, la empresa usuaria dirige y controla la actividad diaria del trabajador cedido. En subcontratas, salvo situaciones irregulares o cesión ilegal, la contratista conserva la dirección de su plantilla. Por eso la respuesta legal no puede ser idéntica.

Quién es responsable del registro en trabajadores de ETT

En el caso de trabajadores cedidos por ETT, la empresa usuaria es la que debe cumplir el deber de registro diario de jornada durante la prestación de servicios. La guía del Ministerio de Trabajo sobre registro de jornada recoge este criterio: como la empresa usuaria ejerce las facultades de dirección y control durante la prestación, debe ser la obligada al cumplimiento del registro diario, sin perjuicio de la necesaria coordinación con la ETT.

Esto tiene sentido práctico. La empresa usuaria es quien normalmente sabe si el trabajador ha entrado, ha salido, ha cambiado de turno, ha prolongado jornada, ha trabajado en festivo o ha tenido una incidencia. La ETT es la empleadora formal y mantiene obligaciones salariales y de Seguridad Social, pero no siempre está físicamente presente en el centro donde se desarrolla la jornada.

La Ley 14/1994 también establece que corresponde a la ETT el cumplimiento de las obligaciones salariales y de Seguridad Social en relación con los trabajadores contratados para ser puestos a disposición de empresas usuarias. Por eso, aunque la usuaria registre, la ETT necesita recibir la información para pagar correctamente, cotizar, controlar horas y gestionar incidencias laborales.

Dicho de forma sencilla: en ETT, la empresa usuaria registra; la ETT necesita el dato. Si no hay coordinación entre ambas, el sistema falla.

Qué debe pactarse entre ETT y empresa usuaria

La empresa usuaria y la ETT deberían acordar por escrito cómo se gestionará el fichaje. No basta con decir “que fiche donde pueda”. Debe quedar claro qué sistema se usará, quién da de alta al trabajador, cómo se registra la entrada y salida, cómo se comunican incidencias, quién valida correcciones, con qué frecuencia se envían los registros a la ETT y quién conserva la documentación durante el plazo legal.

También es importante definir cómo se gestionan horas extra, turnos, jornadas partidas, festivos, trabajo nocturno, ausencias, cambios de centro o sustituciones. En sectores como logística, industria, hostelería o campañas de temporada, los trabajadores de ETT pueden tener horarios muy variables. Si el registro no se coordina bien, aparecen errores en nómina, discrepancias con el trabajador o riesgos ante Inspección.

Para empresas que buscan fichaje digital empresas, este es un punto crítico: el sistema debe permitir gestionar usuarios temporales, altas rápidas, bajas, centros distintos y exportación de datos para terceros autorizados. Un registro horario digital que no contempla ETT puede quedarse corto en empresas con alta rotación.

Quién es responsable en subcontratas

En subcontratación ordinaria, el criterio general es distinto. La responsable del registro diario de jornada suele ser la empresa contratista o subcontratista, porque es la empleadora real de sus trabajadores y conserva el control de su actividad. La guía del Ministerio de Trabajo señala que, en la subcontratación del artículo 42 del Estatuto, dado que el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, esta será responsable del cumplimiento de las obligaciones laborales, incluidas las relativas al registro diario de jornada.

El artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores regula la subcontratación de obras y servicios. Entre otras cuestiones, impone obligaciones de comprobación, información y determinadas responsabilidades en materia salarial y de Seguridad Social cuando se contratan o subcontratan obras o servicios correspondientes a la propia actividad. También prevé responsabilidad solidaria de la empresa principal por obligaciones de Seguridad Social durante los tres años siguientes a la terminación del encargo y por obligaciones salariales durante el año siguiente a la finalización, en los términos previstos por la norma.

Ahora bien, esa responsabilidad del artículo 42 no significa que la empresa principal pase a ser automáticamente la encargada de fichar a los trabajadores de la subcontrata. La responsable directa del registro, como regla general, es la contratista o subcontratista respecto de su propia plantilla.

El papel de la empresa principal en subcontratas

Que la contratista sea responsable del registro no significa que la empresa principal pueda desentenderse por completo. Si varias empresas comparten centro de trabajo, hay obligaciones de coordinación, información y control organizativo que conviene ordenar. Además, si la actividad contratada forma parte de la propia actividad de la principal, el artículo 42 puede generar responsabilidades relevantes.

En la práctica, la empresa principal debería exigir a sus contratistas que tengan un sistema de registro fiable, que puedan acreditar jornadas, que conserven datos y que comuniquen incidencias cuando afecten al servicio contratado. Esto puede incluir cláusulas contractuales, protocolos de acceso al centro, coordinación de turnos y mecanismos de verificación, siempre evitando invadir la relación laboral que corresponde a la contratista.

El error está en los extremos. Si la principal no controla nada, puede encontrarse con problemas indirectos, sobre todo si hay incumplimientos graves en su centro. Pero si la principal dirige directamente a trabajadores de la subcontrata como si fueran propios, fija sus horarios individualmente, da órdenes directas constantes y absorbe la organización real del servicio, puede acercarse a zonas de riesgo, incluida la cesión ilegal de trabajadores. Por eso, en registro jornada subcontratas, la coordinación debe ser clara, pero respetando quién es el empleador.

Qué ocurre si la subcontrata trabaja dentro del centro de la empresa principal

Cuando la subcontrata trabaja dentro del centro de la empresa principal, el problema se vuelve más operativo. Por ejemplo, una empresa de limpieza entra en una clínica a las 6:00, una empresa de seguridad cubre turnos en una nave logística, una subcontrata de mantenimiento trabaja en una fábrica o una empresa externa presta atención al cliente desde las instalaciones de la principal.

En esos casos, puede haber un control de accesos de la empresa principal y, al mismo tiempo, un registro horario de la contratista. No deben confundirse. El control de acceso puede acreditar que alguien entró en el edificio, pero no siempre equivale a registro de jornada. Una persona puede entrar antes de empezar, salir después de terminar, hacer pausas, cambiar de zona o permanecer en el centro por motivos no laborales.

La contratista necesita su propio sistema de registro de jornada o, si se acuerda utilizar el sistema de la principal, deben regularse claramente los accesos, la titularidad del dato, la conservación, la protección de datos y la comunicación a la empresa empleadora.

Proyecto de Real Decreto: hacia más claridad en ETT y subcontratación

A fecha de esta actualización, el registro diario de jornada ya es obligatorio. Además, el Ministerio de Trabajo ha tramitado iniciativas para reforzar el registro hacia un modelo más digital, trazable y seguro. La consulta pública previa sobre requisitos técnicos y de seguridad del registro de jornada se vinculaba al desarrollo del futuro real decreto en materia de registro de jornada.

El borrador del proyecto de Real Decreto también contempla particularidades en situaciones de subcontratación y ETT. En la documentación publicada en participación pública se recoge que, en determinados supuestos de subcontratación, deben garantizarse las obligaciones de registro en el centro donde se prestan servicios, y que en trabajadores cedidos por empresas de trabajo temporal la obligación correspondería a la empresa usuaria.

Conviene ser prudentes: mientras no haya texto definitivo publicado, no hay que presentar el borrador como obligación cerrada. Pero sí marca una dirección clara. Las cadenas de contratación van a necesitar sistemas más ordenados, no menos.

Matices prácticos que suelen generar dudas

La primera duda es si el trabajador de ETT debe fichar en la app de la ETT o en la app de la empresa usuaria. La respuesta práctica es que debe existir un sistema que permita a la usuaria cumplir su obligación de registro y a la ETT recibir la información necesaria para sus obligaciones salariales y de Seguridad Social. Puede ser una herramienta de la usuaria, una integración, una exportación periódica o un procedimiento pactado entre ambas.

La segunda duda es si el trabajador de una subcontrata puede fichar en el sistema de la empresa principal. Puede acordarse operativamente, pero hay que hacerlo bien. La contratista sigue siendo empleadora y responsable del registro de su plantilla. Si usa el sistema de la principal, debe existir un acuerdo claro sobre tratamiento de datos, acceso a registros, conservación y entrega de información.

La tercera duda es qué pasa con las incidencias. Si un trabajador de ETT olvida fichar, la empresa usuaria debe poder registrar o validar la incidencia y trasladarla a la ETT. Si un trabajador de subcontrata tiene una incidencia, el canal principal debería ser su empresa empleadora, aunque pueda existir comunicación coordinada con la principal si afecta al servicio.

La cuarta duda es quién conserva los registros. El artículo 34.9 exige conservarlos durante cuatro años. En ETT, el criterio de la guía ministerial apunta a la empresa usuaria como obligada al registro y conservación, sin perjuicio de que la ETT necesite los datos. En subcontratas, la contratista o subcontratista debe conservar los registros de su plantilla.

Errores frecuentes en empresas con ETT y subcontratas

El primer error es pensar que, como el trabajador “no es mío”, no tengo ninguna obligación. En ETT, la empresa usuaria tiene un papel central porque dirige y controla la actividad diaria.

El segundo error es pensar que, como el trabajador está físicamente en mi centro, debo ficharlo siempre como si fuera plantilla propia. En subcontratas, la empleadora sigue siendo la contratista, salvo situaciones irregulares. La principal debe coordinar, pero no absorber la relación laboral.

El tercer error es no pactar procedimientos. Sin un protocolo, la ETT no recibe bien los registros, la usuaria no conserva de forma ordenada, la subcontrata depende de hojas manuales y RRHH termina reconstruyendo jornadas.

El cuarto error es usar el control de accesos como sustituto del registro horario. Entrar por una puerta no siempre equivale a empezar la jornada, y salir del edificio no siempre coincide con terminar el trabajo.

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En el caso de ETT, Jornatrack puede facilitar que la empresa usuaria registre la jornada de quienes prestan servicios en su ámbito y disponga de información clara para coordinarse con la ETT. En el caso de subcontratas, ayuda a que cada empresa pueda gestionar el fichaje de su propia plantilla de forma más ordenada, especialmente cuando presta servicios en centros de terceros.

Jornatrack no sustituye el contrato de puesta a disposición, el contrato de servicios ni el asesoramiento laboral sobre responsabilidades en cadena. Lo que aporta es una base práctica: que el registro horario digital exista, esté ordenado y pueda consultarse cuando haga falta.

La idea clave

En registro jornada subcontratas, la respuesta no es “siempre responde la empresa principal” ni “siempre responde quien paga la nómina” sin matices. En ETT, la empresa usuaria debe registrar porque dirige y controla la actividad laboral durante la puesta a disposición. En subcontratación ordinaria, la contratista o subcontratista es la responsable del registro de su plantilla porque conserva la condición de empleadora y el control de su actividad.

La coordinación es imprescindible. ETT y usuaria deben intercambiar datos de jornada para cumplir correctamente. Principal y contratista deben pactar cómo se organiza el acceso, el servicio y la acreditación de jornadas sin confundir roles laborales.

Si tu empresa trabaja con personal externo, temporales o cadenas de subcontratación, no esperes a una inspección para aclarar quién ficha, dónde ficha y quién conserva el dato. El registro horario no es solo una obligación interna: también es una pieza crítica en cualquier relación empresarial compleja.

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