Sanciones por no fichar digitalmente: cuánto puedes pagar por trabajador

Las sanciones fichar digitalmente se han convertido en una preocupación real para gerentes y responsables de RRHH de pymes que todavía llevan el control horario en papel, Excel o documentos internos poco trazables. La duda es directa: si mi empresa no se adapta al nuevo modelo de registro horario, ¿cuánto puedo pagar? ¿La multa será única para toda la empresa o se podrá calcular por trabajador afectado? ¿Puedo esperar a que la norma esté publicada o conviene actuar antes?

La respuesta exige separar dos planos. Hoy, en España, la obligación de registrar la jornada ya está en vigor. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, conservar esos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

Lo que todavía está pendiente de cierre definitivo es la obligación general de que ese sistema sea necesariamente digital con los requisitos concretos que establezca el nuevo desarrollo normativo. Por tanto, a día de hoy no conviene hablar de una multa ya vigente solo por “no fichar digitalmente” en todos los casos, sino de dos riesgos conectados: el riesgo actual por no llevar correctamente el registro de jornada y el riesgo próximo de que el registro deba ser digital, trazable y accesible de forma más estricta.

Qué dice la ley hoy sobre las sanciones

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, conocida como LISOS, considera infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, tiempo de trabajo.

Esto significa que no llevar el registro, llevarlo de forma incompleta, manipularlo, no conservarlo o no poder ponerlo a disposición de la Inspección puede acabar en una infracción grave. La cuantía actual de las infracciones graves en materia laboral va de 751 a 7.500 euros: grado mínimo, de 751 a 1.500 euros; grado medio, de 1.501 a 3.750 euros; y grado máximo, de 3.751 a 7.500 euros.

La cifra concreta no se fija al azar. La propia LISOS establece criterios de graduación como la negligencia, la intencionalidad, el fraude, el incumplimiento de advertencias previas de la Inspección, la cifra de negocios, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado y la cantidad defraudada. Por eso dos empresas pueden enfrentarse a sanciones muy distintas aunque el problema parezca parecido: no es lo mismo un error puntual de fichaje corregido con un procedimiento claro que una ausencia total de registro durante meses.

¿La sanción se calcula por trabajador?

Aquí está la parte que más confusión genera. Con el régimen actual, la infracción por registro de jornada se encuadra como infracción grave, con la horquilla general de 751 a 7.500 euros. La norma vigente no formula de manera general el incumplimiento del registro horario como una multa automática por cada trabajador afectado. Sin embargo, el número de trabajadores afectados sí puede influir en la graduación de la sanción, porque la LISOS lo contempla como criterio para agravar o atenuar.

Ahora bien, la reforma planteada para reforzar el registro horario sí ha puesto sobre la mesa un cambio relevante. El proyecto de ley tramitado en 2025 indicaba que, en caso de incumplimiento de las obligaciones en materia de registro de jornada, se consideraría la comisión de una infracción por cada persona trabajadora afectada en los supuestos de ausencia de registro o falseamiento de datos. El Ministerio de Trabajo también comunicó en su momento que el texto preveía modificar las multas para que el incumplimiento en materia de registro pudiera computar por cada persona trabajadora afectada.

Ese matiz es enorme. Si finalmente el nuevo marco recupera ese criterio, el riesgo económico dejaría de verse como “una multa para la empresa” y pasaría a entenderse como un riesgo multiplicado por trabajadores afectados. Por eso las búsquedas sobre sanciones fichar digitalmente no son una exageración: el salto económico puede ser muy serio para una pyme que subestima el problema.

Ejemplos numéricos para entender el riesgo

Imaginemos una empresa de 8 trabajadores que no tiene ningún sistema de registro horario fiable. Hoy, con el régimen vigente, podría enfrentarse a una infracción grave dentro de la horquilla de 751 a 7.500 euros, graduada según las circunstancias del caso. Si la Inspección aprecia desorden, falta de colaboración, trabajadores afectados o registros inexistentes, la multa puede alejarse del tramo mínimo.

Ahora imaginemos el escenario reforzado que se ha planteado en la tramitación: ausencia de registro o falseamiento computando por persona trabajadora afectada. Con una sanción grave de 751 euros en grado mínimo, 8 trabajadores afectados podrían suponer 6.008 euros. Si la cuantía se situara en 1.500 euros por trabajador, hablaríamos de 12.000 euros. Y si el caso llegara a un tramo superior, el impacto crecería mucho más.

En una empresa de 20 trabajadores, el cálculo se vuelve todavía más evidente. A 751 euros por persona, el riesgo sería de 15.020 euros. A 1.500 euros por persona, 30.000 euros. A 3.751 euros por persona, 75.020 euros. No significa que toda inspección vaya a terminar en esas cifras, ni que ese régimen esté ya plenamente vigente como obligación digital definitiva, pero sí muestra por qué no conviene esperar al último momento.

La pregunta no es solo “cuánto puedes pagar”, sino cuántos trabajadores pueden verse afectados por un sistema mal diseñado. Si el fallo es estructural y afecta a toda la plantilla, la exposición es mucho mayor que si se trata de una incidencia aislada.

No fichar no es el único problema

Muchas empresas creen que el riesgo existe solo si nadie ficha. En realidad, la Inspección puede cuestionar también sistemas deficientes. Por ejemplo, registros rellenados a final de mes, hojas idénticas todos los días, ausencia de pausas cuando son relevantes, horas extraordinarias no reflejadas, documentos modificables sin historial o registros que no coinciden con la actividad real de la empresa.

También puede haber riesgo si el sistema existe, pero no está disponible. La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección. Si los datos están desperdigados en carpetas, hojas físicas, documentos compartidos o archivos que nadie sabe localizar, el problema no es solo formal. Es un problema de prueba.

Por eso, fichar no consiste únicamente en pulsar un botón o firmar una hoja. Fichar correctamente implica que el dato sea diario, personal, fiable, conservado y consultable. Si la empresa no puede demostrar eso, puede tener un riesgo aunque aparentemente “tenga algo”.

Por qué el formato digital reduce el riesgo

El futuro del control horario apunta claramente hacia el registro digital. Trabajo ha defendido que el nuevo sistema sea obligatoriamente digital, que deje atrás el papel como vía ordinaria y que sea accesible de forma directa por la Inspección de Trabajo. Esto cambia la lógica del cumplimiento: ya no bastará con tener un documento preparado, sino que habrá que acreditar el registro con más garantías.

Un sistema digital bien implantado reduce riesgos porque centraliza la información, evita pérdidas documentales, registra entradas y salidas en tiempo real, facilita la conservación durante cuatro años y permite revisar incidencias. Además, puede aportar trazabilidad: quién fichó, cuándo lo hizo y qué ocurrió si hubo una corrección.

Aquí entra el concepto de fichaje digital empresas. Para una pyme, el objetivo no debería ser implantar una herramienta compleja, sino tener un sistema que haga fácil lo importante: que cada trabajador pueda fichar, que la empresa conserve el registro y que RRHH pueda consultar la información sin reconstruir datos a mano.

Riesgo económico directo e indirecto

Las sanciones son la parte más visible, pero no siempre la más costosa. Una empresa que no registra bien la jornada puede enfrentarse también a reclamaciones de horas extraordinarias, conflictos internos, pérdida de confianza con la plantilla o problemas de defensa en caso de inspección. Si no hay un registro fiable, discutir qué jornada se hizo realmente se vuelve mucho más complicado.

También hay un coste de gestión. Cuando RRHH tiene que revisar hojas, perseguir firmas, corregir Excels, pedir información a responsables de equipo o preparar documentos a última hora, el sistema ya está fallando. Ese tiempo también cuesta dinero, aunque no aparezca como multa.

El riesgo reputacional tampoco debe despreciarse. Una pyme que empieza a crecer, que trabaja con clientes exigentes o que participa en procesos de homologación puede necesitar demostrar que cumple correctamente sus obligaciones laborales. Un registro desordenado transmite improvisación.

Qué debería hacer una empresa antes de que llegue el nuevo marco

Lo primero es revisar el sistema actual. ¿Todos los empleados registran su jornada cada día? ¿Se recoge la hora real de inicio y salida? ¿Existen pausas o incidencias que deberían quedar reflejadas? ¿Se conservan los datos durante cuatro años? ¿Se puede localizar rápidamente el registro de una persona concreta? ¿Hay historial de modificaciones? ¿Quién valida los cambios?

Lo segundo es identificar si el sistema depende demasiado del papel o de Excel. Estos soportes pueden haber servido durante años, pero cada vez encajan peor con un modelo que exigirá más trazabilidad. Si una empresa todavía funciona con hojas firmadas o archivos editables, debería entender que el riesgo no empieza cuando se publique el BOE: el riesgo empieza cuando no puede demostrar bien la jornada real.

Lo tercero es implantar un sistema proporcionado. No todas las empresas necesitan un gran software de recursos humanos, pero sí necesitan una herramienta fiable de fichaje digital empresas. La clave es que sea fácil de usar para el trabajador y útil para la empresa cuando necesite consultar, conservar o justificar información.

Cómo te ayuda Jornatrack

Jornatrack ayuda a reducir el riesgo porque convierte el registro horario en un proceso ordenado. Cada trabajador puede registrar su jornada, la empresa conserva la información y el responsable puede consultar los datos cuando los necesita. Esto evita depender de hojas sueltas, archivos dispersos o registros que se completan tarde.

Para RRHH, Jornatrack permite tener una visión más clara de entradas, salidas e incidencias. Para una pyme, ayuda a pasar de un control horario manual a un sistema digital sin convertir el cumplimiento en una carga. Para un gerente, aporta algo muy concreto: menos incertidumbre sobre si la empresa está preparada.

Jornatrack no elimina la necesidad de seguir lo que publique el BOE ni sustituye el asesoramiento laboral cuando hay casos complejos, pero sí ayuda a trabajar desde ahora con una lógica alineada con el nuevo escenario: fichar de forma diaria, conservar el registro y tener la información disponible.

La idea clave para no subestimar el riesgo

Las sanciones fichar digitalmente deben entenderse con precisión. Hoy, la sanción vigente se vincula al incumplimiento del registro de jornada, con multas graves de 751 a 7.500 euros. La obligación específica de fichar digitalmente con un modelo cerrado depende todavía del desarrollo definitivo. Pero la reforma ya ha planteado un endurecimiento importante: que la ausencia de registro o el falseamiento pueda computar por cada persona trabajadora afectada.

Por eso, esperar puede salir caro. Si una empresa tiene 5, 10, 20 o 50 empleados, el problema no escala igual. Cuantos más trabajadores afectados, mayor exposición económica, más complejidad documental y más difícil resulta justificar un sistema improvisado.

La mejor forma de reducir el riesgo no es reaccionar cuando llegue una inspección, sino ordenar ahora el proceso de fichaje. Un sistema digital claro, trazable y fácil de usar permite cumplir mejor, trabajar con menos errores y llegar al nuevo marco sin prisas.

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